Universiteit Leiden - Archiefbegrippen

Categorie: Statistieken, documentatie en informatie > archiveren
Datum & Land: 10/03/2007, NL offline
Woorden: 27

Actor
Orgaan met wettelijke taken.

Archiefruimte
Ruimte voor opslag van archief die voldoet aan eisen vwb veilige bewaring (zie ministeriële regeling bouw- en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen).

Archiefbescheiden - document - stuk
Documenten die in een archief terecht komen (zie de definitie in de Archiefwet art. 1).

Archiefbeheersregels
Vastgelegde regels (bevoegdheden en verplichtingen) voor het archiefbeheer bij de Universiteit Leiden.

BSD
Basis Selectie Document. Overzicht van handelingen per actor waarbij aangegeven bewaren of vernietigen na inachtneming van een bewaartermijn.

DBS
Document BeheerSysteem. Systeem voor postregistratie, workflow, dossierbeheer en scanning van documenten. Zie bij Docman.

DIS
Documentair Informatie Systeem. Het postregistatiesysteem voor Docman.

Dossier
Een verzameling van documenten betreffende één handeling (zaak, object of persoon). Dossier kan uit meerdere mappen bestaan. Meerdere zaken in één dossier is een verzameldossier.

Document
Een schriftelijk, electronisch of andersinds, analoog of digitaal, middel van communicatie.

DocMan
Document en Dossier Manager is een applicatie van Circle Software. Het document beheerssysteem inclusief imaging in gebruik bij DIA.

Inspectie
Toezicht op zorg, beheer en naleving van regels en rapportering van resultaten aan zorgdrager.

OCR
Optical Caractar Recognition, mogelijkheid om (geselecteerde) tekst uit bv een tif om te zetten naar bewerkbare tekst in Word.

Orgaan
Zie bij actor.

Overdracht van archief
Overdracht van dossier of archiefblok teneinde het beheer van het archief over te laten gaan naar DIA.

Overbrenging van archief
In beheer brengen van archief bij de Universiteitsbibliotheek die bij LEI functioneert als archiefbewaarplaats, hierbij wordt het archief openbaar tenzij anders bepaald.

Pivotcode
Nummer van de handeling uit het RIO.

Postregistratie
Registratie van documentgegevens zodanig dat het document eenvoudig is terug te vinden.

RIO
Rapport Institutioneel onderzoek. Overzicht van wettelijke taken vertaald naar handelingen van een orgaan op een bepaald beleidsterrein.

Scanning
Omzetten van papieren documenten doormiddel van scanning in TIF`s (of ander format) om deze vervolgens digitaal op te slaan en te koppelen aan documentregistratie (zie ook bij DocMan).

SDI
Structuurplan voor Documentaire Informatie. Het is een overzicht van indeling organisatie en daar aanwezige archiefbescheiden onder vermelding van wijze van toegankelijkheid. Zie het archievenoverzicht.

Selectielijst
Lijst op basis waarvan documenten worden geselecteerd voor bewaren of vernietigen. Zie ook BSD.

Verklaring van vervreemding
Verklaring waarbij archiefbestanden volgens specificatie in beheer worden gegeven bij een andere overheidsinstelling (altijd door tussenkomst van het CvB).

Verklaring van vervanging
Verklaring waarbij te bewaren archiefbescheiden volgens specificatie worden vervangen door een kopie teneinde de originele documenten te vernietigen (altijd door tussenkomst van het CvB).

Verklaring van vernietiging
Verklaring waarbij een specificatie van archiefbescheiden die zijn vernietigd op grond waarvan en wijze waarop. Verklaring wordt gebruikt voor verantwoording van het archiefbeheer.

Verklaring van overdracht
Verklaring waarbij archiefbescheiden volgens specificatie in beheer worden gegeven bij DIA.

Workflow
Het beschreven proces van behandeling van documenten, dat automatisch of semi-automatisch kan verlopen. Zie ook DBS.

Zorgdragers
De universitaire - en facultaire organen belast met archiefbeheer. Zie het bestuursreglement.