VHIC

Categorie: Management > Informatiemanagement
Datum & Land: 15/02/2007, NL offline
Woorden: 131

Actor
Een actor is een overheidsorgaan, een particuliere organisatie of een persoon die een rol speelt of werkzaam is op een bepaald beleidsterrein.

Activiteit
Een aantal verrichtingen die door één actor zonder onderbreking kan worden uitgevoerd.

Administratieve organisatie
In een Administratieve Organisatie (AO) worden de werkwijzen, regels, procedures, taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en interne controlemaatregelen beschreven die voor de documentaire informatievoorziening gelden.

Afdoeningtermijn
Een (wettelijke) termijn waarbinnen correspondentie uiterlijk dient te zijn afgehandeld.

Ao
Zie Administratieve Organisatie.

Applicatie architectuur
De architectuur van toepassingsprogramma`s.

Applicatielaag
Een bibliotheek van alle applicaties die door leveranciers op de markt worden aangeboden en worden gebruikt voor de uitvoering van werkprocessen.

Archiefsysteem
Informatiesysteem dat archiefbescheiden opneemt, beheert en beschikbaar stelt door de tijd heen.

Archiefregime
Het regime voor het beheren van documenten.

Archieffunctie
De (ondersteunende) bedrijfsfunctie die zich richt op het archiefbeheer en de beschikbaarstelling van archiefdocumenten. De archieffunctie heeft betrekking op alle archiefdocumenten, ongeacht in welke archieffase zij zich bevinden (dynamische, semi-statisch of statische archieffase), welk doel zij dienen (administratief doel of t.b.v. wetenschappelijk onderzoek) en ofwel ze zijn opgeslagen bij de organisatie zelf (in een archiefruimte) ofwel bij derden (in bv. een archiefbewaarplaats).

Archiefbewaarplaats
Bewaarplaats die is aangewezen en ingericht voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden. In het Archiefbesluit en de Regeling Bouw en Inrichting Archiefruimten en Archiefbewaarplaatsen 2003 zijn de eisen aangegeven waaraan een archiefbewaarplaats dient te voldoen. Synoniem is archieflocatie.

Archiefdocumenten
Alle informatie, ongeacht de vorm, die tijdens de taakuitvoering door (overheids)organen ontstaat dan wel in dat kader wordt ontvangen en naar haar aard bestemd is onder het betreffende overheidsorgaan te berusten.

Archiefbestanddeel
Geheel van archiefbescheiden binnen een archief, bijeengebracht met een bepaald doel en in onderlinge samenhang te raadplegen; Bestand waarvan tenminste één archiefstuk deel uitmaakt.

Archiefbestand
Afgebakend deel van een archief dat als een eenheid beschouwd wordt. Voorbeelden van afbakening zijn rubricering en persoonsverzameling.

Archiefbescheiden
Bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten; Bescheiden ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan; Bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten; Reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1, 2 of 3 bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 zijn vervaardigd.

Archiefapplicatie
Een archiefapplicatie ondersteunt de archieffunctie. Met behulp van de archiefapplicatie worden delen van het archiefregime geoperationaliseerd. De archiefapplicatie werkt nauw samen met en is zoveel als mogelijk geïntegreerd in de overige geautomatiseerde systemen, inclusief de kantoorautomatisering, bijvoorbeeld om metagegevens geautomatiseerd te kunnen overnemen.

Archief
Het geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een instelling, persoon of groep personen.

Authenticiteit
Archiefbescheiden zijn authentiek als ze dezelfde inhoud, vorm en structuur hebben als op het moment van ontstaan.

Basisselectiedocument
Document over een bepaald beleidsterrein, waarin handelingen systematisch zijn geordend naar actor en waarbij voor iedere handeling is aangegeven of de neerslag ervan wordt bewaard dan wel voor vernietiging in aanmerking komt.

Basisarchiefcode
Schema met systematische indeling van activiteiten die in een (inter)gemeentelijke overheidsorganisatie kunnen voorkomen.

Back office applicatie
Software applicatie die wordt gebruikt in het gedeelte van de organisatie dat geen direct contact met de burger onderhoudt (back office), maar diensten aan de burger levert en ondersteunt.

Back office
Vanuit de back office van een organisatie volgen geen klantencontacten, maar worden er diensten en ondersteuning aan de burger geleverd.

Bac
Zie Basisarchiefcode.

Besturingsprogrammatuur
Programmatuur die bestemd is ter besturing van een informatiesysteem.

Bedrijfsproces
Het proces waarmee een overheidsorganisatie alle aan haar door de wet opgedragen taken uitvoert.

Bewijsargument
Argument om een document te registreren. Hiermee kan worden bewezen dat een document binnen een organisatie bestaat.

Bewaring
Processen en activiteiten die betrekking hebben op de zorg voor de technische en intellectuele instandhouding van authentieke archiefbescheiden door de tijd heen.

Bewaartermijn
De termijn van bewaren begint op het moment van registratie van het oudste document in een dossier en eindigt op het moment dat de vernietigingstermijn aanvangt. De bewaartermijn kan variëren van 1 jaar tot permanente bewaring. Dossiers die niet zijn aangemerkt voor vernietiging hebben een permanente bewaring.

Boomstructuur
Door middel van een boomstructuur wordt er vorm gegeven aan een archief. Een boomstructuur is te vergelijken met de mappenstructuur in de Windows-verkenner. De ordening gaat van bovenliggend (map) naar onderliggend (submap).

Bsd
Zie Basisselectiedocument.

Casussenlaag
Beschrijving van zaken die een uitvloeisel zijn van de werkprocessen. Waar mogelijk worden in deze laag standaard dossieromschrijvingen ingevoerd, met fasen die per casus voorkomen. Een zaak is een eindigend complex van handelingen met een uniek karakter, dat is gericht op een bepaald doel.

Classificeren
Het ontwerpen en samenstellen van classificaties.

Classificatienummer
Rangschikkingskenmerk, afkomstig uit een classificatie, dat aan een document, zaak of dossier wordt toegekend. Classificatieschema Een schema dat een overzicht geeft van alle klassen en subklassen van een classificatie.

Classificatie
Systematische identificatie en ordening van bedrijfsprocessen of handelingen en-of archiefbescheiden in categorieën overeenkomstig logisch gestructureerde conventies, methoden en procedureregels weergegeven in een classificatiesysteem.

Contextgegevens
Het institutionele kader van organisaties en functies of activiteiten waarin bv. de overheid functioneert. Voorts het administratieve kader, te weten het geheel van procedures en regels volgens welke een overheidsorganisatie werkt (dan wel heeft gewerkt). Deze gegevens zijn noodzakelijk om de herkomst van archiefdocumenten te kunnen vaststellen en deze bescheiden te kunnen identificeren. De contextgegevens maken deel uit van de metagegevens. Zie ook ‘Metagegevens’.

Context
Beschrijving van het beleidsterrein, beknopt (historisch) overzicht van de hoofdlijnen van het beleid en de doelstellingen van de overheid op dat terrein, alsmede de onderlinge relaties van de verschillende actoren.

Compressiemethode
Methode voor het reduceren van de bestandsgrootte van een file. Zo worden opslagproblemen voorkomen en kunnen files sneller worden gekopieerd.

Crm
Customer Relationship Management. Het beschikbaar stellen van zoveel mogelijk relevante gegevens over klanten. Bekende leveranciers van CRM-oplossingen zijn Siebel en Clarify.

Database
Bestand waarin referentiële (bibliografische) informatie gestructureerd - in de vorm van records, tabellen, of files - is opgeslagen en bevraagd kan worden.

Dcom
Distributed Common Object Model. Proprietary middleware-standaard van Microsoft voor het aanroepen van functies over verschillende, onder Microsoft Windows draaiende, machines heen.

Dis
Zie Documentaire Informatiesystemen.

Digitalisering
Met ‘digitalisering’ worden de veranderingen aangeduid die zich voltrekken in de maatschappij en de economie t.g.v. de invloed van informatie- en communicatietechnologie (‘ICT’). Het hier gebruikte begrip ‘digitalisering’ is dus veel breder dan de toepassing van de ICT sector.

Digitale duurzaamheid
De mate waarin digitale informatie bewaard en toegankelijk is gemaakt en-of gehouden. En het geheel aan activiteiten waarmee documenten- archiefbescheiden toegankelijk worden gemaakt en gehouden zolang als nodig is.

Digitale archiefbescheiden
Archiefbescheiden die uitsluitend met behulp van besturings- of toepassingsprogrammatuur geraadpleegd kunnen worden.

Dms
Zie Document Managementsysteem

Dotnet
Strategie van Microsoft om de Windows Gui platformonafhankelik te maken. Voor Windows geschreven programma´s kunnen straks ook op niet-Windows platformen draaien. Zo werkt softwarehuis Corel in opdracht van Microsoft aan de Dotnet-code voor Linux.

Dossier
Geheel van archiefbescheiden betreffende een zaak.

Domeinstructuur
Vergelijkbaar met de mappenstructuur in de Windows- verkenner. De ordening gaat van bovenliggend (map) naar onderliggend (submap). Het woord `boomstructuur` is op zich al beeldend genoeg: van stam naar takken naar twijgjes naar blaadjes. Een domeinstructuur is opgebouwd uit hoofd- en subdomeinen.

Domein
De unieke aanduiding van een locatie op het internet. De domeinnaam wordt gebruikt om e-mailadressen en webadressen aan te duiden. Ieder land heeft een eigen domeinextensie zoals .nl voor Nederland, .de voor Duitsland, etc. Daarnaast zijn er nog enkele algemene domeinen, zoals .com, dat veel gebruikt wordt door bedrijven. Een subdomein is een domein dat `onder het hoofddomein valt.

Documentaire informatiesystemen
Geheel aan hardware- (waarbij ook analoge middelen als mappen, ordners, archiefkasten etc) en softwarecomponenten die de gebruiker de mogelijkheid bieden informatie die in documenten is vastgelegd (in een bepaalde mate) te structureren, te controleren, te beheren, op te slaan en weer terug te vinden. In de regel wordt de digitale versie van dit soort systemen bedoeld, waarbij de gebruiker vanaf zijn desktop de bedoelde informatie volledig kan beheren.

Documentair structuurplan
Plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt.

Document
(Vastgelegde) informatie die of (vastgelegd) object dat als een eenheid kan worden behandeld.Managementsysteem Een systeem dat functionaliteit aanbiedt voor het acquireren, opslaan, archiveren en opvragen van documenten, inclusief het managen tijdens het uitvoeren, administreren, doorgeven en autoriseren van gebruikers. Document Managementsystemen bewaken de toegang tot bestanden en houden een historisch bestand bij van de inhoud van de bestanden.

Dsp
Zie Documentair Structuurplan.

Duurzaamheid
De waarborging van de toegankelijkheid, authenticiteit en leesbaarheid van documenten gedurende de geldende bewaartermijn.

Extensible markup language
XML is een metataal die elke vorm van informatie definieert en beschrijft.

Front office applicatie
Software applicatie die gebruikt wordt in het gedeelte van de organisatie waar het daadwerkelijke contact tussen dienstverlener en burger plaatsvindt.

Front office
Het gedeelte van de organisatie waar het daadwerkelijke contact tussen dienstverlener en burger plaatsvindt.

Geografische informatiesystemen
Programma voor het beheren en bewerken van geografische informatie.

Gegevensdrager
Medium waarop informatie kan worden vastgelegd.

Gegevensbestand
Verzameling gegevens met een bepaalde naam die logisch en fysiek een eenheid vormen, met name die geschikt zijn voor computerverwerking.

Gfo
Zie Gemeenschappelijk Functioneel Ontwerp.

Handelingenbank
Databank met beschrijvingen van voornamelijk overheidshandelingen. Hybride archief Archief waarin zowel analoge archiefstukken, bv. op papier of microfilm, als digitale archiefstukken zijn opgenomen.

Handeling
Complex van activiteiten, gericht op het tot stand brengen van een product dat een actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid.

Http
Hyper Text Transfer Protocol. De standaard waarmee browsers en webservers informatie uitwisselen. De standaard wordt onderhouden door het World-wide web Consortium (W3C).

Identificatie
Beoordelen van een ontvangen of opgemaakt document op belang voor de bedrijfsvoering of verantwoording van de organisatie.

Institutioneel onderzoek
Onderzoek om inzicht te verkrijgen in het handelen van overheidsorganen. Onderzoek wordt verricht voor het verkrijgen van een historische schets van (de ontwikkeling van) een bepaald beleidsterrein, inclusief de doelstellingen van de overheid, de overige beleidsorganen en de andere actoren die een rol spelen op het beleidsterrein, alsmede een overzicht van de handelingen waarvoor de overheidsorganen verantwoordelijkheid dragen. Integrale digitale dienstverlening Burgers en andere relaties communiceren digitaal met de gemeente en binnen de gemeente worden aanvragen digitaal verwerkt tot besluiten die ook weer digitaal naar de burger of een andere relatie worden gecommuniceerd.

Informatiemanagement
Management verantwoordelijk voor de efficiënte en systematische controle over het opmaken, ontvangen, onderhoud, gebruik en schoning van archiefbescheiden, inclusief de processen voor het vastleggen en onderhouden van bewijs van en informatie over bedrijfsactiviteiten en transacties in de vorm van archiefbescheiden. Institutielaag Een bibliotheek van wetten, regelgeving en richtlijnen, die behoren bij de inrichting van de documentenhuishouding van de organisatie.

Informatiehuishouding
De informatiehuishouding is op orde (aangeduid met `ordelijke informatiehuishouding`) als alle documenten op het juiste moment in een bepaald werkproces, voor de juiste functionaris, in de juiste vorm beschikbaar zijn. De `hybride informatiehuishouding` omvat papieren en digitale documenten.

Informatiebron
Instantie of persoon van wie men informatie krijgt.

Informatiearchitectuur
Een informatiearchitectuur is een samenhangende visie van een organisatie op haar bestaande en gewenste informatievoorziening. Een informatiearchitectuur komt tot stand door een gezamenlijk proces van beeldvorming van en onderhandeling tussen alle betrokkenen. In een informatiearchitectuur komen de elementen van de informatievoorziening en hun samenhang tot uitdrukking, alsmede hun aansluiting op de bedrijfsarchitectuur en de ICT-architectuur en het waarom hiervan. Inherent aan een informatiearchitectuur zijn keuzes op het gebied van informatiefunctionaliteiten en -structuren. Deze keuzes worden vastgelegd in de vorm van principes, standaarden en modellen. Daarmee is een informatiearchitectuur het bestemmingsplan voor de vernieuwing van de informatievoorziening van een organisatie.

Informatie
Informatie bestaat uit gegevens verzameld en uitgewerkt om te dienen als communicatie tussen personen. Informatie behoeft echter niet te zijn vastgelegd.

J2ee
Java 2 Enterprise Edition. Open middleware-standaard om Java-programma´s, over platformen heen, functies van elkaar te laten aanroepen. De standaard wordt onderhouden door Sun Microsystems.

Klasseren
Documenten of gegevens onderbrengen in een klasse d.m.v. bv. classificatie.

Kwaliteitsmanagement
Het organiseren van maatregelen om ervoor te zorgen dat er wordt voldaan aan de behoefte en verwachtingen (van de klant).

Metagegevens
Gegevens die context, inhoud en structuur van archiefbescheiden en hun beheer door de tijd heen beschrijven.

Midware
Computerapplicaties die zorgen voor stroomlijning en beheersing van de communicatie tussen systemen en applicaties in de front office en back office.

Model-documentair structuurplan
Plan dat primair is gericht op de digitale informatievoorziening en dat gebruikt kan worden voor de indeling van gemeenschappelijke computerschijven, voor de recordsmanagementapplicatie (een gecontroleerde digitale opslagplaats voor informatie), maar dat ook gebruikt kan worden voor de ordening van papieren documenten en dossiers binnen zaken en werkprocessen.

Multichannelling
Het langs meerdere kanalen communiceren en afhandelen van het proces van het verlenen van een product en dienst.

Ontstaan
Archiefbescheiden ontstaan op het moment dat ze worden ontvangen of opgemaakt.

Ordeningsstructuur
Een ordeningsstructuur is een sjabloon voor een mappenstructuur waarin documenten (fysiek en digitaal) opgeborgen kunnen worden.

Ordeningsplanlaag
Model voor de beschrijving van de archiefbestanden en de plaats waar zij voorkomen in de organisatie.

Ordeningsplan
Plan voor de ordening van een archief.

Ordeningsmethode
Methode om archiefbescheiden, archiefbestanddelen en archiefafdelingen binnen een archief overeenkomstig een systeem te rangschikken.

Ordening
Rangschikken van archiefbescheiden, archiefbestanddelen en archiefafdelingen binnen een archief overeenkomstig een systeem.

Osi
Open System Interconnection. Het Osi-referentiemodel is opgesteld door Iso en beschrijft zeven lagen (niveaus) van communicatie tussen open systemen.

Overbrenginstermijn
Termijn van overbrenging die aanvangt op het moment dat het jongste document in het dossier de leeftijd van 20 jaar heeft bereikt.

Overbrenging
Vervoeren van archiefbescheiden van de ene naar de andere locatie.

Pda
Personal Digital Assistant. Een computer in zakformaat waarmee een agenda, adressenlijst, notities en dergelijke kunnen worden bijgehouden.

Pivot methode
Methode die is ontwikkeld om inzicht te verkrijgen in het handelen van overheidsorganen, zodat op een efficiënte manier archiefbescheiden kunnen worden geselecteerd en beheerd.

Pivot
Zie Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn.

Platform
Geheel van apparatuur en besturingsprogrammatuur waarop de toepassingsprogrammatuur werkt.

Procesmanagement
Het beheersen, coördineren, afstemmen en optimaliseren van de processen. Procesondersteunende applicatie Applicaties die de uitvoering van het werkproces ondersteunen.

Proceseigenaar
De eindverantwoordelijke manager van een werkproces.

Procesbeschrijving
Omschrijving van een werkproces of een keten van werkprocessen.

Procesbesturing
Het besturen van het productieproces (het verloop van de productie). Procesdenken De gedachte dat een organisatie bestaat uit een velerlei processen en oplossingen van problemen in de processen moeten worden gezocht.

Procedure
Verzameling activiteiten die in een bepaalde volgorde moet worden uitgevoerd. Procesbeheersing Besturen, beveiligen en controleren van technologische processen.

Rapport institutioneel onderzoek
Een RIO maakt duidelijk in welke ‘context’ de betreffende archiefbescheiden tot stand zijn gekomen. Het RIO vormt daarmee de grondslag voor het Basisselectiedocument (BSD). Een RIO bestaat uit een overzicht van de actoren actief op het beleidsterrein, een historisch overzicht van een beleidsterrein en een overzicht van de handelingen van overheidsorganen op dit beleidsterrein.

Remano
Zie Recordsmanagement Applicaties voor de Nederlandse Overheid.

Registratuurplan
Een systematische opsomming van alle onderwerpen die in een organisatie kunnen voorkomen. Een voorbeeld van een registratuurplan kan zijn een classificatieschema.

Registratiekenmerk
Uniek gegeven welke direct ontleend wordt aan een document ten behoeve van vastlegging en ontsluiting.