4umi - computer glossarium

Categorie: Automatisering
Datum & Land: 15/02/2007, NL
Woorden: 51

Audit
Audit is een onafhankelijke beoordelingsfunctie om de activiteiten en de resultaten van een organisatie te onderzoeken en te evalueren. De meest toegepaste audits zijn: de financiële audit, de operationele audit, de ICT audit, conformiteitsaudit en de managementsaudit. Er kunnen drie niveaus van audit controle activiteiten worden onderscheiden:
· De interne controle door het management.
· De interne controle door een onafhankelijke eenheid binnen de organisatie. Zij moet o.a. de doeltreffendheid van het interne management van de organisatie onderzoeken.
· De externe audit uitgevoerd door een onafhankelijk orgaan buiten de organisatie.
In de publieke sector behoort de uitvoering van de externe financiële audit vaak tot de bevoegdheid van het Rekenhof, een orgaan van de wetgevende macht, die ook meer en meer de operationele audit voor haar rekening begin te nemen.

Balanced Scorecard
Balanced Scorecard is een techniek om een organisatie te sturen vanuit verschillende strategische oogpunten aan de hand van indicatoren. Ze geeft een overzicht van het globale prestatieniveau van een organisatie door de financiële resultaten te integreren met andere sleutel prestatie-indicatoren betreffende de klantgerichtheid, de interne processen en de uitbouw van de organisatie, het leren en vernieuwen. Het model onderlijnt het belang van een evenwicht tussen korte en lange termijn doelstellingen, stabiliteit en verandering evenals tussen de interne processen en de relaties met externe belanghebbenden.

Belanghebbenden (Stakeholders)
Belanghebbenden (veel gebruikte term Engelse term is stakeholders) zijn al degenen die een financieel of ander belang hebben in de activiteiten van de organisatie zoals bijvoorbeeld de burger-klant, de medewerkers, het grote publiek, de controlerende agentschappen de media, leveranciers enz. Opdrachtgevers zoals de regering, vertegenwoordigd door gekozen of aangewezen leiders en hogere organen van de regering zijn ook belanghebbenden. Alle belanghebbenden staan niet op gelijke voet.

Beleid
Het streven naar het bereiken van bepaalde doeleinden met bepaalde middelen en bepaalde tijdskeuzen.

Benchmarking
Methode van systematische vergelijking van processen en-of resultaten tussen twee of meerdere organisaties om te leren van uitstekende praktijken. Een interne kwaliteitsploeg is belast met de invoering van de goede praktijk, aangepast aan de eigen organisatie.
Men kan verschillende soorten benchmarking onderscheiden:
· Interne benchmarking
Bij interne benchmarking worden gelijkaardige handelingen of functies binnen een zelfde organisatie vergeleken. De grote voordelen van interne benchmarking is het relatieve gemak waarmee gevoelige gegevens en informatie kunnen worden aangesproken en de grotere beschikbaarheid van gestandaardiseerde gegevens.
· Benchmarking van processen en resultaten
Benchmarking van processen vergelijkt activiteiten en processen. Benchmarking van resultaten vergelijkt ouputs, outcomes en andere resultaatsindicatoren zoals kwaliteit, doelmatigheid en doeltreffendheid. In alle gevallen is het de bedoeling specifieke kritische processen en activiteiten te verbeteren. Benchmarking van processen en resultaten vullen mekaar aan en zijn normaal beiden nodig om besluiten te trekken m.b.t. beste praktijken.
· Strategische Benchmarking
Strategische benchmarking wordt gebruikt wanneer organisaties hun globaal presteren wensen te verbeteren door lange termijn strategieën en algemene werkwijzen te onderzoeken die het andere organisaties hebben mogelijk gemaakt hoogstaande prestaties te realiseren. Dit kan inhouden: vergelijkingen van belangrijke aspecten zoals de kerncompetenties, het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten, andere activiteiten of een betere omgang met verandering in de externe omgeving ontwikkelen.

Best practice
1. Uitstekende prestaties of methoden of benaderingen die leiden tot buitengewone prestatieniveaus, bijvoorbeeld in én van de criteria van het CAF.
Best Practices is een relatief begrip en slaat soms op vernieuwende of interessante bedrijfspraktijken die door benchmarking werden geïdentificeerd
Soms is het wenselijk te spreken van “goede praktijken” om een nutteloze klassering te vermijden.

Bottom-up
Richting van bijvoorbeeld de stroom van informatie of beslissingen van de lagere niveaus van een organisatie naar de hogere. Het tegenovergestelde is de top-down.

Brainstorming
Een instrument van teamworking om in een organisatie zonder beperkingen ideeën los te weken in een korte tijdspanne.

Burger/klant
De term burger-klant wordt gebruikt om de dubbele relatie te onderstrepen tussen de overheidsdienst en enerzijds de gebruikers van de openbare dienstverlening en anderzijds het grote publiek dat als burger en belastingbetaler een belang heeft in de diensten en hun output.

Business process re-engeneering
Een fundamentele invraagstelling en een radicale herdefinitie van de operationele processen om spectaculaire vooruitgang te boeken op het vlak van de kritieke prestatiefactoren zoals de kostprijs, de kwaliteit, de dienstverlening en de snelheid.

Doelmatigheid (efficientie)
Outputs in verhouding tot inputs of kost. Productiviteit kan als hetzelfde worden beschouwd. Productiviteit kan worden gemeten op basis van ofwel alle productiefactoren samen of op basis van één specifieke factor.
Kostendoelmatigheid : output bereikt tegen de laagst mogelijke kost

Doeltreffendheid (effectiviteit)
De relatie tussen de vastgelegde doelstelling, de gerealiseerde output en de bereikte impact, effect of outcome.
Kostendoeltreffendheid : De relatie tussen de effecten (outcomes) die de doelstellingen van een organisatie willen behalen en de kosten die hiermee gepaard gaan, mogelijkerwijze met inbegrip van de volledige sociale kost..

Empowerment
Iemand meer “macht” geven op verschillende mogelijke manieren: door bevoegdheden aan iemand te delegeren, door iemand te betrekken bij het beslissingsproces, door iemand meer autonomie te geven enz.

Enquête (survey)
Het verzamelen van gegevens over meningen, attitudes of kennis van individuen en groepen. Vaak wordt slechts een representatieve doorsnede van de ganse doelgroep gevraagd om deel te nemen.

Follow-up
Aansluitend op een zelfevaluatie en de veranderingen binnen een organisatie zorgt de follow-up ervoor dat wordt nagegaan in welke mate de doelstellingen worden bereikt en dat op basis hiervan nieuwe initiatieven worden gelanceerd of dat de eventueel de strategie en de planning worden aangepast aan nieuwe omstandigheden.

Functiebeschrijving
Beschrijving van de functie van een lid van de organisatie in zijn verschillende aspecten: de plaats in de organisatie, de interne en externe relaties, de finaliteiten en doelstellingen van de functie, de rollen, de actieterreinen en -domeinen, de resultaten, de prestatiemeting, de gedragscriteria….

Gedragscode
Gedragsregels en aanbevelingen voor een bepaald beroep of organisatie Gedragscodes kunnen ook betrekking hebben op specifieke activiteiten zoals auditing of benchmarking.

Indicator
Een parameter die toelaat een proces op te volgen ( input, activiteit, output, klantentevredenheid, …). Deze gegevens kunnen worden opgeslagen in een “management controle databank” of een “management informatie systeem” dat de voornaamste bron van informatie is voor de manager. Indicatoren kunnen intern (m.b.t. de productiviteit van de eenheid) of extern (klantgericht) zijn. Vier categoriën van indicatoren kunnen worden onderscheiden: kwantiteit, kwaliteit, tijd en kost.

Input
Elke soort middel dat nodig is om een proces op te starten: bijv. de noden van de gebruikers, financiële, menselijke en technologische middelen.

ISO 14000
De ISO 14000 reeks van normen bepaalt de bedrijfsvereisten van een doeltreffend milieumanagementsysteem. De standaard is verbonden met het Eco-Management en
Audit Schema (EMAS). Het vereist dat een organisatie haar leveranciers bij haar milieumanagementsysteem betrekt.

ISO 9000
ISO 9000 is een instrument dat organisaties helpt ervoor te zorgen dat haar processen zo beheerd worden dat ze in staat zijn aan de noden en verwachtingen van de burger-klant tegemoet te komen en te voldoen aan alle wettige of reglementaire eisen.

Kritische succesfactor
De geconcretiseerde en meetbare aspecten van de kritische succesvoorwaarden, zijnde de noodzakelijke voorwaarden voor het succes van de organisatie op middellange termijn.

Kwaliteit
Kwaliteit is een eigenschap van een product of een dienst. Ze kan rechtstreeks gemeten worden als de uitvoering van een bepaalde norm of indirect via de appreciatie van de burger-klant of de impact. TQM (Total Quality Management) of IKZ (Integrale
Kwaliteitszorg) richten zich voornamelijk op procedures en processen die van groot belang worden geacht bij de uitbouw van kwaliteit.

Kwaliteitsnorm
Het niveau van kwaliteit dat men wil bereiken.

Leverancier
Al degene die een bepaalde vorm van input levert voor de processen van de organisatie: ideeën,kennis, middelen,materialen etc

Lokale partners
Personen of organisaties uit de directe omgeving waar de organisatie gevestigd is en waarmee samenwerkingsverbanden worden onderhouden: lokale politici, het bedrijfsleven, de socioculturele sector, de sportclubs enz.

Missie
Een algemene omschrijving van de bestaansredenen, de strategie, de waarden en de normen of gedragspatronen van een organisatie. In essentie beantwoordt de missie aan een aantal basisvragen: wat willen wij, hoe willen wij dat bereiken en welke waarden en normen vinden wij belangrijk.

Netwerk
Een informele organisatie die mensen of diensten verbindt die geen formele leiding hebben. Leden van het netwerk hebben vaak dezelfde waarden en belangen.

Omgevingsfactor
Een extern element dat het functioneren van een organisatie beïnvloedt en waarop deze geen of weinig greep heeft vb. beursschommelingen, demografische ontwikkelingen enz.

Opdrachtgever (principal)
Politici en toporganen van de regering die overheidsdiensten opstarten, superviseren en controleren

Operationele doelstelling
De meest concrete formulering van een doelstelling op het niveau van een organisationele eenheid. Een operationele doelstelling kan onmiddellijk worden omgezet in een reeks activiteiten.

Outcome
De impact (of het effect) van outputs op de samenleving.

Output
Het onmiddellijke resultaat van een activiteit, zowel een goed als een dienst. Er kan een onderscheid gemaakt worden tussen een finale output en een intermediaire output. De intermediaire output bestaat uit producten of diensten die aan andere onderdelen van een organisatie worden geleverd. De finale output wordt geleverd aan bestemmelingen buten de organisatie.

Overheidsdienst
Een overheidsdienst is elke instelling, dienstenorganisatie of -systeem dat onder politiek gezag staat en gecontroleerd wordt door een gekozen regering (nationaal, federaal regionaal of lokaal). Het omvat ook organisaties die zich bezig houden met beleidsontwikkeling en wetshandhaving m.a.w. zaken die niet kunnen beschouwd worden als pure dienstverlening.

Partnership
Samenwerking met een andere partij op een commerciële en niet-commerciële basis om een gemeenschappelijke doelstelling te realiseren.

Perceptie
Subjectieve maatstaf over een bepaald gegeven bijvoorbeeld het idee dat de gebruikers hebben van de kwaliteit van een product of een dienst.

Procedure
Respect voor de overeenkomst van een product of een dienst met de wettelijke vereisten betreffende de verschillende stappen in zijn opmaak of realisatie.

Proces
Een proces bestaat uit een aaneenschakeling van stappen waarbij activiteiten worden uitgevoerd die bijdragen tot het realiseren van een product of een vastgelegd eindresultaat. Bij elke stap kunnen mensen, materialen, uitrustingsgoederen of andere middelen worden ingezet. Bij elk proces horen meetbare inputs en outputs en kunnen parameters worden gedefinieerd die het verloop van de activiteitensturen en beheersbaar houden. We kunnen 3 hoofdtypes van processen onderscheiden:
1. primaire processen: processen die direct bijdragen tot het realiseren van het resultaat naar de burger-klant toe.
2. ondersteunende processen: processen die de primaire processen ondersteunen(vb. personeelsbeheer, uitrustingsbeheer etc.)
3. managementprocessen: processen met betrekking tot de strategie, de planning, de uitvoering, de beoordeling en de bijsturing (PDCA-cyclus).

Proces van permanente verbetering
Het betrekken van alle medewerkers van een organisatie in het permanent proces van verbetering van de bedrijfsprocessen in termen van kwaliteit, beheer en doorlooptijd.

Proceseigenaar
Een proceseigenaar heeft een globaal zicht op het geheel van een proces. Hij legt de grote lijnen vast, bepaalt de doelstellingen en stuurt het proces. De proceseigenaar van een sleutelproces is lid van het directiecomité en dus leidinggevend. Hij is verantwoordelijk voor alle activiteiten binnen het proces en voert op regelmatige tijdstippen audits uit over de werking van zijn sleutelproces.

Procesuittekening
Een grafische voorstelling van een reeks handelingen die plaats grijpen in een proces

Sleutelproces
Een proces dat essentieel is voor het bereiken van de gestelde doeleinden.

Speyer
De Speyer Hochschule für Verwaltungswissenschaften en het Speyer Forschungsinstitut für Verwaltungswissenschaften vormen een Duitse universiteit voor de overheid en organiseert elk jaar een prijs voor overheidsmanagement in de Duitstalige landen : Duitsland, Oostenrijk en het Duitstalig gedeelte van Zwitserland.

Strategisch plan
Een actieplan om de doelstellingen van een organisatie te behalen

Termijn
· Lange termijn - Verwijst gewoonlijk naar een periode van 5 tot 10 jaar of verder in de toekomst
· Middellange termijn - Verwijst gewoonlijk naar een periode van 2 tot 5 jaar in de toekomst
· Korte termijn - Verwijst gewoonlijk naar een periode van minder dan 1 jaar

Top-down
Richting van bijvoorbeeld de stroom van informatie of beslissingen van de hogere niveaus van een organisatie naar de lagere. Het tegenovergestelde is de bottom-up.

Veranderingsmanagement
Veranderingsmanagement houdt zowel in dat de noodzakelijke verandering in een organisatie wordt opgewekt als het beheren van de dynamiek van verandering door de organisatie implementatie en ondersteuning van verandering.

Verbeteringsacties
Een activiteit die opgezet is met het oog op de verbetering van een praktijk of het resultaat van een organisatie. Verbeteringsacties kunnen op verschillende wijze worden uitgewerkt:
· Louter intern, bijvoorbeeld door projectteams, kwaliteitscirkels, interne benchmarking
· Met externe steun, bijvoorbeeld door het inschakelen van een externe consultant
· Op voorgaande wijze samen: externe benchmarking ondersteund door een interne ploeg

Visie
De (misschien) bereikbare droom van wat een organisatie wil doen en waar ze wil komen.

Waarde
Waarden verwijzen naar algemene principes die belangrijk worden geacht in een organisatie. Morele waarden zijn min of meer universeel terwijl culturele waarden kunnen verschillen tussen organisaties en landen. Culturele waarden in een organisatie staan best in relatie met de missie van de organisatie. Ze kunnen sterk verschillen tussen non-profit organisaties en de privé-sector. Morele waarden zijn van belang voor het uitwerken van een gedragscode.

Zuinigheid
Zuinigheid en besparen verwijst naar het werken tegen de laagst mogelijke kostprijs zonder verwijzing naar producten of doelstellingen.